La facture de situation, à quoi ça sert ?

Votre logiciel de facturation Mobil outils va vous aider à réaliser facilement et sereinement votre facture de situation de travaux. Avec tout ces documents commerciaux, tout professionnel peut s’y perdre… et pourtant ce sont des documents comptables qui nécessitent de respecter le Code de la consommation. Professionnels du BTP, de la maintenance et SAV, restez vigilants !

 

1. Définition : Qu’est-ce qu’une facture de situation ?

Nous parlons alors d’une facture de situation, ou facture d’avancement de travaux ou encore facture intermédiaire. Il s’agit d’un document officiel permettant la facturation au fil de la prestation et ainsi éviter une facturation totale en une fois. Les règlements sont ainsi échelonnés. Cette facture précise la nature des produits ou ouvrages, leur quantité et les conditions générales.

Le principe d’une facture de situation

Dans le milieu du bâtiment (BTP), cette facture de situation ou d’avancement va, en effet, permettre aux artisans d’étaler des paiements pendant une courte ou longue durée sur un chantier ou une intervention. Elle doit être établie en deux exemplaires, dont l’originale pour le client. Il faut noter aussi que les factures sont à conserver pendant 10 ans, en leur qualité de pièces comptables, que ce soit sous format papier ou électronique.

2. Que doit contenir une facture de travaux ?

Quels sont les éléments obligatoires à faire figurer dans une facture ?

Elle doit répondre à un certain nombre d’obligations comme n’importe quelle facture classique :

 

 

• La date de la facture
• La numérotation de la facture par suite séquentielle et chronologique
• La date de la vente ou de la prestation de service
• La date d’échéance
• Le numéro du bon de commande (alias devis)
• L’identité du vendeur ou du prestataire de services
• L’identité de l’acheteur ou du client
• Le numéro d’identification à la TVA
• Date d’échéance

 

 

 

 

En plus des mentions habituelles obligatoires, Mobil outils veille à préciser sur une facture, à la réalisation des travaux :

• Les quantités et l’unité de vos marchandises de ventes, les prestations de services
• La désignation et le décompte des produits et services rendus
• Taux de TVA appliqué pour les travaux de rénovation
• Le montant HT, la TVA et le montant TTC restant à payer

 

 

 

 

• Tableau récapitulatif indiquant le(s) règlement(s) par acompte ci-dessous :

 

• Les totaux à droite en prenant en compte de la facture de situation déjà réglé et à gauche la base et taux de TVA :

 

• La liste des situations précédentes émises et d’un éventuel acompte :

 

Comment se calcule la facture de situation de travaux ?

Avec Mobil outils, il vous suffit de préciser en pourcentage l’avancement de vos ouvrages exécutés. Vous déterminez ce pourcentage globalement ou par tranche.

C’est-à-dire, ce logiciel dispose d’une fonctionnalité pour créer une facture de situation rapidement en quelques clics à partir du devis initial. Autrement dit, il est possible d’éditer autant de factures de situation que nécessaire très simplement.

Comme présenté ci-dessous, selon le pourcentage souhaité, la formule tient compte automatiquement des factures d’acompte et intermédiaires déjà réalisées. Bien évidemment, les montants sont calculés en fonction de l’état de l’avancement des travaux ou de la réalisation d’une prestation de service.

 

3. Quelle est la différence entre facture d’avancement de travaux et facture d’acompte

Nous abordons maintenant la différence entre les deux documents comptables au début et en cours du chantier. Nous avons tendance à confondre l’utilité de ces deux écrits. Voici ce qu’il faut retenir :

Facture d’acompte

Une facture d’acompte vise à réaliser un paiement partiel et à l’avance de la commande pour garantir de l’engagement de votre client. A compter du 1^er janvier 2014 en conformément à l’Article 289 du Code Général des Impôts, c’est une pièce comptable qui permet en amont ou au début des travaux de verser une partie du contrat de l’offre ou devis signé par le client.

Cette facture d’acompte est donc obligatoire pour tout versement reçu avant la réalisation complète du contrat. Elle sert donc de preuve de l’avance versée par le client. C’est pour cette raison que dans Mobil outils, le règlement s’ajoute automatiquement à la validation de l’acompte.

La facture par acompte est également très utilisée en matière de facturation. Il peut y avoir aussi plusieurs acomptes.

Dans le cas d’un gros chantier, il est d’usage de demander entre 10 et 20% du montant total des travaux pour l’acompte ; puis, lors du deuxième versement au début des travaux, on peut demander entre 30 et 40% du montant total du devis par exemple.

3. Facture de chantier

La facture de chantier est un mélange de la facture d’acompte et de la facture de situation. Mais visuellement, elle est similaire à la facture d’acompte.

Elle peut effectivement remplacer la facture d’acompte si vous souhaitez facturer un pourcentage de la commande avant le début des travaux mais que vous n’avez pas encore perçu le règlement de votre client.

 

C’est pourquoi, dans Mobil outils, le règlement ne s’ajoute pas automatiquement à la validation de la facture de chantier, contrairement à la facture d’acompte.

Elle peut remplacer aussi la facture de situation si vous souhaitez facturer au fur et à mesure du travail effectué et ne pas avoir à détailler les pourcentages réalisés par tranches ou par article.

Attention, la facture de chantier vient en déduction de la facture finale, comme l’acompte. Comptablement, la facture de chantier est considérée comme de l’avance et acompte.

De ce fait, nous vous conseillons plutôt de facturer avec les factures de situation dans ce cas de figure.

 

Facture de solde

Aussi appelée facture globale, elle vient achever la transaction, suite à la réalisation du chantier. Il s’agit donc du solde restant à facturer sur lequel vous déduisez l’acompte déjà facturé.

 

 

Maintenant que nous vous avons éclairé sur la facture de situation, il n’est pas trop tard pour lire notre article sur l’importance du devis signé. Très régulièrement nous apportons un éclairage sur une pièce comptable clé de votre gestion et de votre relation client.

Opter pour un logiciel de gestion tel que Mobil outils, c’est aussi s’assurer de faire les choses dans les règles, en toute sérénité, n’importe où et sans contrainte de connexion ! Demandez une démo ici pour en savoir plus sur Mobil outils et toutes ses fonctionnalités.