Changer de logiciel de gestion, comment sauter le pas avec Mobil outils ?

07/12/2022

Vous avez le sentiment que votre logiciel de gestion actuel ne répond plus à vos attentes ? Il est obslète, inadapté à votre profession du bâtiment ? Vous n’êtes pas satisfait du prix ou des prestations proposées ? Vous aimeriez changer de logiciel de gestion et vous en parlez d’ailleurs souvent. Pour autant, vous ne passez pas à l’action…

Et pour cause ! La peur de perdre vos repères, de ne plus avoir accès à vos anciennes données, des hésitations sur le choix de l’outil…

En clair, vous appréhendez un changement de logiciel car vous pensez qu’il vous faudra tout réapprendre. Il y a aussi de nombreuses idées reçues qui peuvent vous empêcher de sauter le pas.

Il n’est en effet pas facile de changer de logiciel de gestion lorsque l’on est un artisan du bâtiment, plus souvent sur le terrain qu’au bureau !

Un changement implique aussi une prise de risque, un saut vers l’inconnu. On est souvent accroché à ce vieil adage : « on sait ce que l’on perd mais jamais ce que l’on gagne ».

Pourtant, il est parfaitement possible de changer de logiciel de gestion en douceur ! Chez Mobil outils, on a identifié 4 étapes clés pour une transition en douceur réussie.

Alors, prêt à faire le grand saut avec nous ?

Sautez le pas et changez de logiciel de gestion en douceur avec Mobil outils

Étape 1 : mettez vous en marche !

Les freins au changement peuvent mettre à mal votre projet de changement de logiciel de gestion, au point de le faire échouer.

Peut-être vous reconnaissez vous dans le portrait suivant :

Vous pensez qu’il sera difficile pour vous et votre équipe de changer vos habitudes
Vous avez des sueurs froides à l’idée que la transition vers un autre logiciel ne se déroule pas comme prévu
Vous craignez de passer beaucoup de temps à la prise en main d’un autre logiciel

Pour éliminer ces blocages et passer à l’action, pensez à ce que vous allez gagner avec un logiciel comme Mobil outils en termes d’efficacité, de rendement, de points de préoccupation en moins.

Qui n’a jamais rêvé de transformer un devis en facture en un clic ? Ou de pouvoir s’informer de la quantité de matériel disponible dans votre stock à tout moment, même hors connexion ?

Du temps gagné sur la gestion commerciale de votre entreprise, c’est aussi du temps en plus sur le terrain avec vos clients !

Renseignez-vous également sur la procédure de résiliation pour votre solution actuelle. Certains logiciels demandent une lettre recommandée plusieurs mois avant la date de fin de contrat. Mieux vaut être au clair dès maintenant sur la marche à suivre pour ne pas être pris au dépourvu une fois le moment venu.

Enfin, contrairement à une idée reçue, il est tout à fait possible de changer de logiciel de gestion commerciale en cours d’année. En effet, il n’est pas nécessaire d’attendre la fin de la période comptable et le début de la nouvelle année fiscale pour effectuer une migration de données.

Important, pensez à reprendre l’historique des années précédentes pour la création de vos documents comptables. Il est donc préférable d’anticiper cette étape pour ne pas vous retrouver en difficulté.

Étape 2 : identifiez vos besoins

A ce stade, il est important de se poser les bonnes questions sur vos besoins au niveau de votre gestion commerciale :

Le logiciel doit-il gérer uniquement la facturation ou bien d’autres fonctionnalités (contrats, stocks, commandes) ?
Combien d’utilisateurs vont se servir de l’outil ?
Faut-il choisir un logiciel de gestion commerciale en ligne ou une version qui s’installe directement sur ordinateur (ainsi que sur téléphone et tablette) ?

En tant qu’artisan du bâtiment, certaines fonctionnalités comme la possibilité de faire signer des devis sur le terrain en quelques minutes ou bénéficier d’un accès à distance sont des avantages concurrentiels indéniables.

Étape 3 : préparez le terrain en amont

Identifier ses besoins est une étape majeure vers un changement de logiciel réussi. Mais ce n’est que le début du chemin : les phases d’accompagnement des utilisateurs et de sauvegarde des données doivent être aussi abordées avec méthode.

Une communication régulière et transparente est primordiale pour s’assurer que vos collaborateurs soient bien en phase avec le projet de changement de logiciel de gestion commerciale.

Avant toute transition, pensez à sauvegarder toutes les données en votre possession (fiches détaillées des clients, factures, catalogues produits). Dans l’idée, il s’agit de protéger un maximum de données pour avoir des repères lorsque vous passerez sur votre nouveau logiciel. D’autre part, vous garderez toujours un accès aux informations si vous rencontrez des difficultés lors de l’exportation des données (rassurez-vous, c’est une simple procédure de précaution !).

Vérifiez également que votre logiciel actuel propose l’export de données, une fonctionnalité qui vous sera particulièrement utile dans le cas d’une migration.

Étape 4 :

Choisissez le bon prestataire !

C’est la clé de tout changement de logiciel de gestion réussi. Votre prestataire doit vous proposer une solution moderne et adaptée à votre cœur de métier, mais aussi un accompagnement tout au long de la transition. Et même après, en cas de besoin (installation, paramétrage du logiciel, prise en main, mise à niveau à chaque évolution).

Et bien sûr, le prestataire doit fournir une prestation globale de qualité correspondant à vos besoins en termes de fonctionnalités !

Chez Mobil outils, on ne vous laissera jamais en plan. Pour vous accompagner, on vous propose notamment :

Une formation aux petits oignons pour vous accompagner dans la prise en main de l’outil.
Une assistance au taquet, toujours disponible en cas d’incident technique (vous êtes rappelé dans la journée).
Une solution de sauvegarde professionnelle avec récupération totale de vos données, quelles que soient les circonstances (incident technique, erreur, vol de matériel). Toutes les 15 mn, vos données sont sauvegardées en France sur des serveurs de haute sécurité.

Vous pensez que Mobil outils pourrait correspondre à vos besoins ? Demandez une démo !

Rien de mieux qu’une démonstration de notre solution pour visualiser toutes les possibilités. Sur le terrain ou chez vous, notre équipe vous explique tout.